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Mettez vous au vert ! Les documents de l’ONU passent au ‘tout électronique’ au 1er janvier
29 décembre 2009 / 12:21

A partir de la fin de l’année, le Journal des Nations Unies 
et d’autres documents de l’ONU ne seront plus distribués au personnel que par la voie électronique et les versions imprimées ne seront plus disponibles au Secrétariat - une initiative qui permettra d’économiser des tonnes de papier.

Les délégués continueront de recevoir des versions imprimées du Journal et d’autres documents mais la version électronique facilitera le stockage, l’archivage, la recherche et l’envoi aux capitales. Des documents imprimés resteront disponibles au guichet des documents.

Savez-vous quelle quantité de papier est utilisée chaque jour au bureau ?

Plus de 8.000 copies du Journal des Nations Unies sont imprimées tous les soirs, distribuées au sein du Secrétariat (environ 5.000 copies) et envoyées aux délégations (3.000 copies). Un grand nombre d’entre elles finissent dans les poubelles bleues destinées au recyclage, peut-être même sans avoir été lues.

Les exemplaires imprimés ne sont pourtant pas le seul moyen de trouver quelle réunion a lieu quand, ou quels documents ont été publiés. En fait cette information sera trouve à un click de souris sur deleGATE.

Pour le seul mois de novembre 2009, le Département de l'Assemblée générale et de la gestion des conférences (DGCAM) a imprimé plus de trois millions de pages du Journal, soit plus de 7 tonnes de papier (l’équivalent de 15.600 livres US) !

Rendez-vous compte qu’en deux mois, si l’on empilait toutes les copies du Journal imprimées chaque jour, elles formeraient une tour plus haute que le bâtiment du Secrétariat. Et il ne s’agit que d’un des nombreux documents imprimés et distribués par le DGACM.

Comment accéder à ces documents à partir du 1er janvier 2010 ?

Tous les documents continueront d’être accessibles grâce au Système de diffusion électronique des documents de l’ONU (ODS), sur deleGATE et sur le site de l’ONU. Ils contiendront les mêmes informations que la version papier avec le bonus des liens vers toutes les résolutions et documents cités.

Bientôt le personnel pourra s’abonner électroniquement aux documents en envoyant leur adresse email à la Section des publications de DGACM, à l’adresse documents@un.org. De même les membres du personnel pourront s’abonner à des documents spécifiques comme les ST/SGB, ST/AI, ST/IC, les documents du Conseil de sécurité ou toute autre série de documents. Un service d’abonnement électronique sera aussi introduit, qui permettra au personnel d’indiquer le genre de documents qu’il souhaite recevoir.

Il y aura bien sûr des situations dans lesquelles des copies imprimées des documents seront toujours nécessaires. Le guichet des documents, qui sera bientôt transféré dans le Bâtiment de la pelouse Nord avec le Plan cadre d’équipement, répondra à ce besoin.

Pourquoi passer à l’électronique ?

Le nouveau système de distribution électronique contribuera à une meilleure efficacité tout en maintenant un accès universel aux documents. L’ONU fera des économies d’énergie grâce à la réduction de la consommation de papier ; des économies financières du fait de la réduction des achats de fournitures d’impression et pourra faire un transfert de ressources humaines vers des activités à plus grande valeur ajoutée, ainsi que d’une réduction du gâchis de papier.

Les documents resteront accessibles depuis deleGATE et l’internet et ne prendront plus d’espace physique de stockage.

Lorsqu’ils accèdent aux documents en ligne, le personnel et les délégués devrait s’efforcer de n’imprimer que les pages strictement nécessaires et d’utiliser l’option impression double face lorsque c’est possible.

Si vous avez des questions ou des commentaires, contactez la section des publications de DGCAM à l’adresse documents@un.org