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Umoja : début de la mise en application mi-2013

Publié : mercredi 17 octobre 2012, New York | Auteur : Umoja


La mise en application d'Umoja, l'initiative de réforme administrative du Secrétariat qui changera notre façon de travailler et de gérer nos ressources, commencera mi-2013 et s'achèvera en 2016.

Umoja va apporter des avantages financiers et opérationnels significatifs aux Nations Unies. L'utilisation d'un système de progiciel de gestion intégré (Enterprise Resource Planning ou ERP) permettra d'intégrer et de rendre plus cohérents les processus de travail en ce qui concerne la gestion des ressources humaines, financières et physiques. 

Umoja va changer notre façon d'accomplir bon nombre de nos tâches, de la commande de matériel au suivi d'inventaire, en passant par la gestion de projets.

Pourquoi Umoja

Pourquoi autant de changements ? Umoja va résoudre de nombreux problèmes qui nous empêchent de fonctionner de façon optimale. Ces problèmes comprennent le manque de visibilité financière dans la prise de décisions clés ; l'obsolescence de nombreux systèmes redondants, inefficaces et non intégrés ; la variation des processus entre les missions ; la prévalence du papier dans certains domaines ; et le manque de données fiables concernant le personnel dans l'Organisation. De plus, Umoja permettra à l'Organisation de mettre en application efficacement les normes comptables internationales pour le secteur public ou IPSAS.

La mise en application d'Umoja

La mise en application d'Umoja se fera par étapes, Umoja Foundation et Umoja Extension. Chaque étape comprend un ensemble différencié de fonctionnalités et de mises à jour de processus. Cela se fera par une approche par phases. Les missions et autres entités seront regroupées en groupes ("clusters"), pour lesquels la mise en oeuvre se fera à un moment différent. 

L'équipe Umoja a travaillé avec ses partenaires pour développer cette approche par clusters. En 6 mois en 2012, Umoja a organisé environ 20 ateliers, pour des personnels du Siège, des Bureaux hors-Siège et du terrain. Les sites pilotes pour Umoja Foundation ont été identifiés : la Force intérimaire des Nations Unies au Liban (FINUL) et le Bureau du Coordonnateur spécial des Nations Unies pour le Liban, où le système sera actif dès l'été 2013. Les fonctionnalités d'Umoja Foundation seront ensuite mises en place dans 4 clusters : le reste du maintien de la paix, puis les missions politiques spéciales et enfin le reste du Secrétariat. Le diagramme suivant précise le calendrier et les clusters.

Umoja Foundation and Extension 1 Deployment Schedule

Umoja Foundation est essentielle pour la mise en application des IPSAS. Cela inclut les processus liés au finances (gestion des fonds et comptabilité financière), la chaîne soutien (locaux, maintenance, logistique et achats), la gestion de projet et ventes & distribution (services d'achats par tiers partie et facturation).

Umoja Extension sera aussi mise en place par étape. L'Extension 1 (UE1) concernera les ressources humaines et les voyages. Les sites pilotes n'ont pas encore été identifiés, mais la mise en service actif est prévue pour le début de l'année 2014. Il sera ensuite mis en service dans 3 clusters, et s'achèvera par le cluster 5 au cours de l'été 2012.

L'Extension 2 (UE2) concernera la formulation des budgets, la planification des forces, la gestion des programmes, la planification de la chaîne logistique, la gestion des stocks, des événements et des conférences, et les activités commerciales. Plus de détails seront disponibles au fur et à mesure de la mise en place.

Les avantages d'Umoja

• Amélioration de l'efficacité opérationnelle et de la rapidité d'exécution
• Cohérence des processus
• Une seule source commune de données pour les rapports
• Amélioration de la responsabilisation
• Adoption des méthodes et pratiques optimales internationales
• Accroissement de la transparence
• Accroissement de la satisfaction du client
• Meilleur contrôle et audit interne
• Harmonisation des politiques, procédures et systèmes dans l'ensemble du Secrétariat

Umoja permettra un abaissement des coûts opérationnels annuels grâce à des processus mieux définis, une meilleure information et moins d'efforts individuels.